Das Projektabwicklungsmanagement umfasst die Gestaltung, Regelung, Dokumentation und kontinuierliche Überwachung sowie Verbesserung aller Prozesse der Projektabwicklung. Ziel ist es, die Projektdurchführung effizient zu gestalten und die Abläufe fortlaufend zu optimieren. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Projektabwicklungsmanagement“) Beispiel: In einem Bauunternehmen überprüft das Projektmanagement regelmäßig die Abläufe verschiedener Bauprojekte. Dabei wird beispielsweise festgestellt, dass die Materialbeschaffung häufig zu Verzögerungen führt. Daraufhin werden die Bestellprozesse angepasst und verbindliche Abläufe zur frühzeitigen Materialplanung eingeführt. Durch die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse sollen zukünftige Projekte effizienter und termingerechter abgewickelt werden. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Die Projektabwicklung umfasst alle Prozesse, Tätigkeiten und festgelegten Regelungen, die zur Durchführung eines Projekts und seiner einzelnen Aufgaben erforderlich sind. Sie beinhaltet sowohl die Planung und Gestaltung der Abläufe als auch die tatsächliche Umsetzung der vorgesehenen Tätigkeiten. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Projektabwicklung“) Beispiel: Bei einem Bauprojekt umfasst die Projektabwicklung die Planung der einzelnen Bauphasen, die Koordination der beteiligten Unternehmen, die Beschaffung der Materialien und die Überwachung der Bauarbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgaben entsprechend den festgelegten Abläufen durchgeführt und die Projektziele erreicht werden. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Ein Abweichungsbericht ist ein Dokument, in dem wesentliche Unterschiede zwischen den geplanten und den tatsächlichen Projektergebnissen oder Projektverläufen beschrieben, analysiert und begründet werden. Außerdem werden geeignete Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen aufgezeigt. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abweichungsbericht“) Beispiel: Bei einem Bauprojekt wird festgestellt, dass die Bauarbeiten zwei Wochen länger dauern als geplant und dadurch zusätzliche Kosten entstehen. Der Projektleiter erstellt einen Abweichungsbericht, in dem die Ursachen der Verzögerung und die Mehrkosten analysiert werden. Anschließend werden Maßnahmen festgelegt, beispielsweise der zusätzliche Einsatz von Arbeitskräften, um die Verzögerung zu reduzieren und den Projektabschluss möglichst termingerecht zu erreichen. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Die Abschlussphase ist die letzte Phase eines Projekts und dient dessen formaler Beendigung. Dabei werden die Projektergebnisse dokumentiert, der Projektabschlussbericht erstellt, die tatsächlichen Kosten mit den geplanten Kosten verglichen und vertragliche Vereinbarungen abgeschlossen. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abschlussphase“) Beispiel: Nach der Einführung einer neuen Software erstellt der Projektleiter einen Abschlussbericht, in dem die erreichten Ziele, aufgetretene Probleme und die entstandenen Kosten festgehalten werden. Anschließend werden die tatsächlichen Kosten mit dem ursprünglichen Budget verglichen und der Vertrag mit dem Dienstleister formal beendet. Damit ist das Projekt offiziell abgeschlossen. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Eine Abnahmeverweigerung ist die Zurückweisung einer Lieferung oder Leistung durch den Auftraggeber, wenn diese nicht den vertraglich vereinbarten Anforderungen oder wesentlichen Abnahmekriterien entspricht. Dem Auftragnehmer kann die Möglichkeit eingeräumt werden, festgestellte Mängel zu beheben. Die Gründe für die Verweigerung müssen nachvollziehbar sein. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abnahmeverweigerung“) Beispiel: Ein Unternehmen beauftragt einen Dienstleister mit der Entwicklung einer Software. Bei der Abnahmeprüfung stellt der Auftraggeber fest, dass mehrere vereinbarte Funktionen nicht funktionieren. Deshalb verweigert er die Abnahme und dokumentiert die Mängel. Der Dienstleister erhält anschließend die Möglichkeit, die Fehler zu beheben und die Software erneut zur Prüfung vorzulegen. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Die Abnahmeprüfung ist die Überprüfung durch den Auftraggeber, ob die vereinbarten Lieferungen und Leistungen den festgelegten Anforderungen entsprechen und übernommen werden können. Dabei werden unter anderem der Prüftermin, die Dauer, der Ort und die Vorgehensweise festgelegt. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abnahmeprüfung“) Beispiel: Nach der Entwicklung einer Software prüft der Auftraggeber gemeinsam mit dem Auftragnehmer, ob alle vereinbarten Funktionen korrekt arbeiten. Dazu werden vorher ein Prüftermin, die Testverfahren und die benötigten technischen Hilfsmittel vereinbart. Werden bei der Prüfung Fehler festgestellt, werden diese dokumentiert und müssen gegebenenfalls vor der Abnahme behoben werden. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Der Abnahmeprozess umfasst alle Tätigkeiten, mit denen überprüft wird, ob die übergebenen Lieferungen und Leistungen den vertraglichen Vereinbarungen und den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abnahmeprozess“) Beispiel: Nach Abschluss eines Bauprojekts überprüft der Auftraggeber gemeinsam mit dem Auftragnehmer, ob das Gebäude gemäß den vereinbarten Plänen und Qualitätsanforderungen errichtet wurde. Dabei werden beispielsweise die Bauausführung kontrolliert, mögliche Mängel dokumentiert und die Ergebnisse in einem Abnahmeprotokoll festgehalten. Sind die vereinbarten Anforderungen erfüllt, kann die Abnahme bestätigt werden. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Ein Abnahmeprotokoll ist ein Dokument, in dem die Ergebnisse der Abnahmeprüfung einer Lieferung oder Leistung festgehalten werden. Es dokumentiert, ob die vereinbarten Anforderungen erfüllt wurden und kann auch die verbindliche Abnahmeerklärung des Auftraggebers enthalten. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abnahmeprotokoll“) Beispiel: Nach der Entwicklung einer Software prüft der Auftraggeber, ob alle vereinbarten Funktionen ordnungsgemäß arbeiten. Im Abnahmeprotokoll werden die Prüfergebnisse, festgestellte Mängel und gegebenenfalls notwendige Nachbesserungen dokumentiert. Sind die vereinbarten Anforderungen erfüllt, kann das Protokoll zusätzlich die Bestätigung der Abnahme durch den Auftraggeber enthalten. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Abnahmekriterien sind die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarten Anforderungen und Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Lieferung oder Leistung offiziell abgenommen werden kann. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abnahmekriterien“) Beispiel: Bei der Entwicklung einer Software vereinbaren Auftraggeber und Auftragnehmer, dass die Software bestimmte Funktionen fehlerfrei ausführen muss, mit den vorgesehenen Betriebssystemen kompatibel ist und die vereinbarten Sicherheitsanforderungen erfüllt. Diese Bedingungen dienen als Abnahmekriterien, anhand derer der Auftraggeber überprüft, ob die Software abgenommen werden kann. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Eine Übergabedokumentation ist eine Zusammenstellung aller wichtigen Unterlagen, die die vereinbarten Anforderungen an Lieferungen und Leistungen sowie die Ergebnisse des Abnahmeprozesses dokumentieren. Sie kann auch eine Dokumentation des tatsächlichen Zustands des fertiggestellten Projekts („As-built-Dokumentation“) enthalten. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Übergabedokumentation“) Beispiel: Nach Abschluss eines Bauprojekts übergibt ein Bauunternehmen dem Auftraggeber die Übergabedokumentation. Diese umfasst beispielsweise Baupläne, Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Prüfprotokolle sowie eine Dokumentation der tatsächlich ausgeführten Bauarbeiten. Dadurch kann der Auftraggeber die Anlage ordnungsgemäß nutzen und spätere Wartungsarbeiten durchführen lassen. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Ein Abnahmedokument ist ein Schriftstück, in dem die offizielle Abnahme einer vertraglich vereinbarten Lieferung oder Leistung durch eine Abnahmebestätigung oder Abnahmeerklärung dokumentiert wird. Es kann auch ein Abnahmeprotokoll mit den Ergebnissen der Prüfung enthalten. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abnahmedokument“) Beispiel: Ein Unternehmen lässt eine neue Software entwickeln. Nach der Prüfung bestätigt der Auftraggeber die Abnahme schriftlich. Das Abnahmedokument hält fest, dass die vereinbarten Funktionen erfüllt wurden, und enthält als Anlage das Abnahmeprotokoll mit den Prüfergebnissen und möglichen Mängeln. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH

Eine Abnahmeerklärung ist die verbindliche Bestätigung des Auftraggebers, dass die vertraglich vereinbarten Lieferungen und Leistungen erbracht wurden und offiziell abgenommen werden. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Abnahmeerklärung“) Beispiel: Ein Unternehmen beauftragt einen Dienstleister mit der Entwicklung einer Software. Nachdem die Software fertiggestellt und geprüft wurde, bestätigt der Auftraggeber mit einer Abnahmeerklärung, dass die vereinbarten Funktionen erfüllt wurden und die Leistung abgenommen wird. Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH