Projektberichtswesen

Das Projektberichtswesen umfasst alle organisatorischen Maßnahmen, Einrichtungen und Regelungen zur Erstellung und Verteilung regelmäßiger sowie anlassbezogener Projektberichte. Es legt fest, welche Informationen in welcher Form, von wem, für welche Empfänger und in welchen Zeitabständen bereitgestellt werden. Dazu gehören beispielsweise Status- und Fortschrittsberichte sowie die Dokumentation besonderer Ereignisse, Probleme und geplanter Maßnahmen. Die entsprechenden Vorgaben werden üblicherweise in einem Berichtsplan festgehalten, der Bestandteil des Projekthandbuchs sein kann. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Berichtspflicht“)

Beispiel: Bei einem Bauprojekt richtet die Projektleitung ein Berichtswesen ein, um alle Beteiligten regelmäßig über den Projektstand zu informieren. Sie legt fest, dass die Bauleiter wöchentlich schriftliche Fortschrittsberichte über den Baufortschritt, die Kosten und mögliche Verzögerungen erstellen. Diese Berichte werden an die Projektleitung weitergeleitet, die einmal monatlich einen zusammenfassenden Bericht für den Auftraggeber erstellt. Zusätzlich wird vereinbart, dass schwerwiegende Probleme, beispielsweise eine erhebliche Lieferverzögerung, sofort gemeldet werden müssen. Die Zuständigkeiten, Berichtsinhalte, Empfänger und Zeitpunkte werden in einem Berichtsplan dokumentiert.

Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH