Besprechungsprotokoll

Ein Besprechungsprotokoll ist eine schriftliche Dokumentation der wichtigsten Informationen und Ergebnisse einer Besprechung. Es enthält beispielsweise den Zeitpunkt und Ort der Besprechung, die Teilnehmer, die besprochenen Themen, getroffene Entscheidungen und vereinbarte Maßnahmen. Dabei wird festgehalten, wer welche Aufgabe bis wann erledigen soll. Man unterscheidet zwischen einem Ergebnisprotokoll, das die wesentlichen Ergebnisse zusammenfasst, und einem Verlaufsprotokoll, das zusätzlich den Ablauf der Besprechung und die Entstehung der Entscheidungen dokumentiert. (vgl. Motzel/Möller 2017, Stichwort „Besprechungsprotokoll“)

Beispiel: Bei einer Projektbesprechung zur Entwicklung einer neuen App nehmen der Projektleiter, zwei Entwickler und eine Designerin teil. Während des Treffens wird beschlossen, dass die Designerin bis zum 5. November einen ersten Entwurf der Benutzeroberfläche erstellt und die Entwickler bis zum 10. November die technische Umsetzung vorbereiten. Der Projektleiter hält die besprochenen Themen, die Entscheidungen und die vereinbarten Aufgaben mit den jeweiligen Verantwortlichen und Fristen im Besprechungsprotokoll fest. Anschließend wird das Protokoll an alle Teilnehmer verschickt, damit jeder weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind und die Umsetzung der Vereinbarungen nachvollzogen werden kann.

Motzel, E.; Möller, T. (2017): Projektmanagement Lexikon. Referenzwerk zu den aktuellen nationalen und internationalen PM-Standards. 3. Auflage. Weinheim: Wiley-VCH